8 conselhos para organizar o seu tempo e ser mais produtivo

A falta de tempo é um dos maiores problemas do mundo moderno. Muitas pessoas queixam-se frequentemente de que não têm tempo suficiente para fazer tudo o que lhes é requerido ou gostariam de fazer. 

É comum passarmos o dia a dividir os nossos horários entre família, trabalho, filhos e amigos e mesmo assim sentirmos que não chegamos a todo o lado. O tempo parece fugir-nos entre os dedos e começamos a acumular tarefas para o dia seguinte, para o mês seguinte, para o ano seguinte. 

Ao mesmo tempo, existem muitas pessoas que concentram o mesmo número de tarefas e responsabilidades, ou até mais, mas conseguem fazer tudo e ainda encontrar tempo para viajar, divertir-se e relaxar. Gostaria de fazer parte deste grupo? Então leia este artigo. 

1. Identifique se está a controlar o seu tempo

Na maioria das vezes pensamos que temos o nosso tempo disponível sob controlo, mas tal não acontece. Se é frequente concentrar-se em apenas uma ou duas tarefas e nem essas conseguir concluir, é porque não tem o seu tempo sob controlo. Uma das causas mais comuns é a falta de gestão de tempo no trabalho. Se no final do dia de trabalho ainda levamos trabalho para casa, quando essas horas deveriam ser para passar mais tempo com a família ou para atividades desportivas, por exemplo, irá começar a acumular outras tarefas e a deixá-las para o fim de semana. E, claro, o fim de semana servirá apenas para desempenhar tarefas e não para descansar.

2. De manhã é que começa o dia

Os grandes gurus de produtividade defendem que devemos começar o nosso dia pelas tarefas mais exigentes – aquelas que são mais difíceis ou demoram mais tempo e que tendencialmente deixamos para o fim do dia, quando já estamos cansados, ou até mesmo para o dia seguinte.

Este processo de procrastinação, adiar o cumprimento de uma tarefa que é preciso realizar, é algo bastante comum na rotina diária e é extremamente prejudicial para quem deseja ser produtivo. Numa pesquisa realizada pela Fundação Estudar, 52% dos inquiridos afirmaram que a procrastinação é o maior inimigo da sua eficiência.

Ao começar o dia pela tarefa mais exigente, ficamos com a sensação de tarefa cumprida e passamos um dia muito mais tranquilo, podendo realizar as restantes atividades com mais calma e concentração.

Para além disso, devemos também aproveitar cada tempo do nosso dia. Por exemplo, é comum durante o dia termos alguns momentos de ócio que podem ser aproveitados para realizar tarefas que nos façam sentir bem, como caminhar durante 20 ou 30 minutos.

3. Tenha uma rotina

A palavra “rotina” tem uma conotação negativa, de algo monótono e a evitar. Contudo, no que respeita ao aumento da produtividade, conseguir criar e manter uma rotina é bastante positivo, pois é justamente a organização da mesma que lhe vai permitir ter mais momentos de folga.

Ter uma rotina é importante na gestão do tempo, pois se não souber como vai ser o seu dia, dificilmente conseguirá organizá-lo. 

Comece por estabelecer rotinas básicas, como acordar e deitar-se sempre à mesma hora, fazer refeições a horas exatas e sair do trabalho pela mesma hora. Deste modo, por maiores variações que o seu dia sofra, terá sempre uma boa ideia dos seus horários. 

4. Prioritize

Para conseguir prioritizar terá de começar por saber a diferença entre importante e urgente. 

Importante é tudo o que contribui para os resultados que queremos alcançar. Já as tarefas urgentes são as que têm um prazo limite próximo. Por isso, comece por analisar, pois nem tudo o que tem um prazo próximo irá contribuir para os seus resultados, nem vice-versa. 

Para o ajudar a prioritizar as suas tarefas, faça uma lista com hora para começar e hora para terminar. Existem várias formas de elaborar esta lista: agendas em papel ou até mesmo aplicações online ou para o seu telemóvel, onde poderá listar tudo o que tem para fazer em determinado dia e as horas disponíveis para o fazer. 

Este sistema tem, por norma, bons resultados, pois quando o nosso cérebro recebe um comando do tipo “tenho 1 hora para realizar esta tarefa”, irá encontrar formas de fazê-lo no prazo estipulado, aumentando a concentração. 

Tenha atenção às tarefas que coloca na sua lista, pois se não forem importantes ou urgentes, provavelmente não deverão ser listadas. Nada é mais errado do que pensar que todas as tarefas têm a mesma importância, por isso não se perca em assuntos que nada acrescentam à sua produtividade. 

Ao elaborar uma listagem das suas tarefas, terá uma visão mais clara de como será o seu dia e do que irá, efetivamente, conseguir realizar. 

5. Planeie não só o dia, mas também a semana e o mês

Quando começar a planear, foque-se não só no dia, mas também na semana e no mês. 

É errado pensarmos que ao planearmos as tarefas mensais estamos a planear a longo prazo. Na verdade, devemos planear a longo prazo de acordo com os nossos objetivos, mas tal prende-se com planeamentos anuais e não mensais ou semanais.

Ao saber exatamente o que tem para fazer em determinada semana ou mês, irá evitar deixar tudo para a última da hora. Se tiver, por exemplo, 20 tarefas fundamentais para realizar em determinado mês, poderá optar por realizar cinco por semana. Este planeamento irá retirar qualquer tipo de pressão e stress que advém da falta de gestão.

6. Defina uma hora para terminar

Nos tempos de escola, com o acumular de tantos trabalhos e exames, havia sempre uma ou outra tarefa que ficava para o último dia. No entanto, nunca falhei um prazo. Porquê? 

A resposta é Lei de Parkinson. Cyril Parkinson, um historiador britânico do século XX, defendeu que “o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”. Assim, quanto mais tempo se tiver para realizar uma tarefa, mais tempo esta demorará a ser concluída.

Também a “técnica pomodoro” tem vindo a ser bastante utilizada nos últimos anos, como forma de gestão de tempo. A técnica baseia-se na utilização de um cronómetro para dividir o tempo em períodos de 25 minutos de foco intensivo separados por breves intervalos. Esta técnica defende que os intervalos aumentam a agilidade mental.

Assim, imponha horários para terminar as suas tarefas, pois a pressão controlada irá ajudá-lo a concentrar-se melhor e aumentar a sua produtividade.

7. Organize o seu espaço e os seus recursos 

Na era digital em que vivemos ainda é bastante comum estarmos cercados de caos. O seu espaço de trabalho deve ser minimalista e estar bem organizado. Tenha à mão tudo o que precisa para trabalhar, mas organizado de forma a que visualmente o seu espaço não esteja caótico. 

Como começar:

• Opte por fazer uma limpeza semanal, preferencialmente às sextas-feiras, para que quando voltar ao trabalho na semana seguinte possa encontrar o seu espaço organizado e pronto para trabalhar de forma tranquila.
• Deixe de utilizar papel: não só é melhor para o meio ambiente, como conseguirá manter os seus documentos e arquivos mais bem organizados.
• Livre-se do que não precisar: seja minimalista no seu espaço de trabalho. Se o objeto não servir um propósito, não deverá estar ao alcance da vista ou da mão.

8. Diga “Não”

Dizer “não” é inaceitável, do ponto de vista social. Segundo as leis sociais, só diz “não” quem não gosta de agradar aos outros e, quando o faz, deve sentir-se culpado. 

Quando alguém lhe pedir um favor, reflita se tem realmente tempo para ajudar. Por norma, quem diz que sim a tudo e todos acaba por não ter tempo para si próprio. Por isso, coloque os seus objetivos e prioridades em primeiro lugar antes de pensar em despender do seu tempo para ajudar os outros. 

Ao impor limites irá também reduzir as suas frustrações, dado que ganhará novamente o controlo da sua vida e não se sentirá frustrado por fazer coisas que não quer. No entanto, não seja extremista – a flexibilidade também é importante.

Comece hoje a organizar melhor o seu tempo

A falta de tempo tem inúmeras implicações ao nível da saúde. Para além de causar stress, agitação e irritabilidade, acabamos por prejudicar a prevenção e atenção necessárias ao nosso bem-estar. Deixamos de dormir bem, tornamo-nos mais sedentários, começamos a pôr a nossa saúde de parte e, inclusivamente, a faltar a exames e consultas de rotina porque… não temos tempo! 

Organizar o tempo não é fácil e exige muita resiliência, pois terá de descobrir quais os métodos que melhor se adaptam a si. Comece por seguir estas dicas e vá ajustando estes e outros métodos.

Com um pouco de dedicação, disciplina e foco irá, ao longo do tempo, ter mais disponibilidade para si e será mais produtivo, com certezza.